Tienes que mandar un documento, abres tu gestor de correo electrónico (Outlook, Thunderbird, Gmail…) y preparas el e-mail. No te molestas mucho por el asunto, eres meramente descriptivo con un «Factura», «Documentación» y como mucho pones su referencia. Redactas un escueto texto , o sin texto directamente, y adjuntas el archivo, pones el e-mail de ese cliente y listo, das a enviar, PERO TU E-MAIL NO SE LLEGA A MANDAR NUNCA. ¿Por qué?
Así de forma general, no hay una respuesta común para todos los casos, pero es muy probable que tu correo esté «atrapado» como spam y te indicamos los posibles motivos.
Pero primero, vamos a dar una clase de repaso sobre qué es un filtro de Spam y cómo funciona…
Contenidos
Los filtros de Spam son necesarios
Para que tu bandeja de entrada no sea una fiesta de correos comerciales, Phising y un coladero de ciberataques, necesitamos filtros de correo no deseado, que nos permitan limpiar nuestras direcciones de e-mail de multitud de correo basura.
Los filtros de correo funcionan a través de un sistema de puntos, de tal manera que «van sumando» puntuación según se reunen una serie de criterios de posible Spam. Si se alcanza el tope, que generalmente suele ser 6, directamente nuestro e-mail no llega a enviarse.
Si no se alcanza el tope, pero se acerca, es posible que nuestro e-mail acabe en la bandeja de Spam. Además, si no pasas ese filtro de Spam, es muy posible que acabe tu correo electrónico en una o varias listas negras, blacklists o listas de spam, de las que cuesta salir, sobre todo si la puntuación de Spam es demasiado elevada.
¿Cómo funciona una lista de Spam, lista negra o blacklist?
Las listas de Spam, listas negras o Blacklists son bases de datos que circulan por Internet, actualizándose constantemente con diferentes IPs (direcciones “técnicas” con las que salen tus correos o tu página web a Internet) que han evaluado como poco fiables o susceptibles de generar Spam.
Para que nos entendamos, si tu e-mail es empresa(arroba)peluquerialook.es, tu dominio es peluquerialook.es y sale a Internet con una dirección IP que, además, compartes con los dominios de otros que están alojados en el mismo servidor.
Si, por un mal uso del correo, acaba tu IP en Spam, arrastrarás a otras cuentas de correo electrónico que compartas como “vecinos de IP”, por estar alojados en el mismo servidor. Y eso, para el proveedor de tu dominio y correo electrónico es un susto de los buenos…
Al acabar tu email en spam, puede arrastrar a otros…
¿Qué puede hacer peluquerialook.es para evitar arrastrar a su IP hacia Spam? Te mostramos una serie de pautas, aunque como pasa siempre en estas cosas, nunca hay una receta mágica. Todos somos susceptibles de acabar en una… ¡Tranquilo! También se puede salir.
Para evitar que nuestro e-mail tenga una elevada puntuación de Spam (recuerda que a más puntos, más posibilidades de que el correo quede bloqueado) vamos a indicarte una serie de pautas que puedes seguir. No hace falta cumplir todos los puntos, pero sí es importante no saltarnos todos ellos, para no «sumar» en esta cuenta negativa. ¡Paradójico!
Consejos para evitar que tus correos acaben en Spam
1. Nunca hagas envíos masivos desde el gestor de correo
Si vas a enviar el mismo e-mail a muchos destinatarios, debes utilizar herramientas de Mailing, como MailChimp, MailRelay, ActiveCampaign… Es la solución más profesional para envíos comerciales, newsletters y similares.
Si usas Outlook o cualquier otro gestor de correo convencional o servicio de webmail, recuerda que, al menos debes utilizar el formato de copia oculta en destinatarios, para cumplir con la ley y evitar caer en Spam. Pero no uses la copia oculta en todos los destinatarios. Al menos uno (aunque seas tú mismo) debe figurar para que el gestor de correo vea que existe una dirección de destino.
+ Cómo enviar con copia oculta
2. No uses mayúsculas en los asuntos de tus correos
Y tampoco abuses de ellas en el cuerpo del mensaje…
Las mayúsculas se han usado durante muchos años dentro de los correos Spam. Quizás por eso, en Internet, escribir en mayúsculas es sinónimo de gritar, alarmar; y para los filtros antispam es, sin duda, una señal de que tu e-mail puede ser peligroso. Evítalas fuera de las reglas ortográficas y de ocasiones contadas.
3. No uses determinadas palabras “prohibidas”
Hay términos que los filtros antispam tienen calificados como sospechosos. Si puedes evitarlos en tus e-mails, sobre todo en los asuntos, mucho mejor.
Palabras como regalo, Visa, MasterCard, urgente, gratis, factura… pueden sumar puntos en el listado de posible Spam. Sabemos que, en ocasiones, algunas como «Factura» es inevitable que se usen. No pasa nada, nosotros también la usamos. Sólo que, debes tener en cuenta no incumplir el resto de puntos, para que en general no sumemos demasiado y nos podamos colar como Spam.
4. Cuidado con los enlaces y adjuntos
Otro de los puntos que revisa el filtro son los links que pueda tener tu e-mail y las características de formato, cifrado, peso y nombre de tus archivos adjuntos.
Lo más recomendable es que todo el enlazado que pueda tener tu e-mail sea canalizado a través de botones en una maquetación adecuada, con imágenes de calidad, bien renombradas.
Si colocas enlaces largos, poco amigables y a páginas web sin certificado SSL de seguridad, es posible que el filtro te puntúe este aspecto como peligroso.
Si además colocas algún archivo adjunto, no pueden ser formato .exe ni .zip bajo clave. Este tipo de archivos son sospechosos y es muy posible que sólo con este parámetro acabemos en Spam.
5. Cuidado con el html
El código que se usa en los correos es más básico que el que puedes encontrar en una página web. Digamos que es una versión más arcaica de código web, y por supuesto, debe estar bien estructurada.
Para que tus e-mails no tengan código html roto o mal desarrollado, evita copiar y pegar textos o fotos directamente desde Internet o desde el Word. Para ello, si necesitas copiar un contenido, el que sea, pega antes en el bloc de notas y de ahí, copia y pega en el cuerpo de tu e-mail. Limpiarás de posible código ese texto.
Las fotos es mejor que las insertes directamente desde el propio e-mail. Todos los gestores disponen de una opción de «insertar imagen», o similar. Sólo tienes que colocar el cursor donde quieres que vaya la foto y después insertarla desde Examinar equipo.
6. Tu firma de e-mail, siempre en tus correos
Tus correos electrónicos deben tener siempre una firma legal, conforme a la actual legislación de protección de datos.
Esa firma debe tener un formato determinado, incluir una serie de datos de contacto y enlaces. Sin ella, es difícil superar el filtro antispam, sobre todo si sueles enviar facturas o documentación a direcciones que no tengas necesariamente guardadas en tu agenda.
¿Cómo creo mi firma de correo electrónico conforme a la ley?
El texto legal dependerá de dónde te encuentres, como es lógico. Nosotros, por ejemplo, debemos colocar el texto conforme al RGPD, actual Reglamento General de Protección de Datos Europeo, obligatorio desde hace años.
Si buscas proveedores de correo electrónico o necesitas una firma para tu e-mail, puedes contactar con nuestro equipo y nos ocuparemos.
¿Te imaginabas toda esta arquitectura detrás de ese correo electrónico que mandas en dos clics? Recuerda que, Internet avanza para ser más segura, y para conseguirlo, cada vez hay más certificados y sistemas que permitan filtrar, cifrar y asegurar nuestros datos.
Todo para que, con unos sencillos pasos podamos comprar online, consultar nuestra cuenta bancaria, enviarnos documentación o comunicarnos a través de Internet.
Los filtros de Spam son necesarios, sólo debemos conocer qué aspectos hay que cumplir para pasarlos sin problemas y así, todos nuestros correos electrónicos llegarán directos a la bandeja de entrada de sus destinatarios.
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¿Te ha resultado interesante? ¡Comparte en tus redes sociales! Aquí te dejo una infografía que resume todos los puntos de consejos para evitar que tus correos electrónicos acaben en Spam.
