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7 buenas prácticas para el uso del correo electrónico

Ciberseguridad Marketing
Buenas prácticas del correo electrónico
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Tiempo de lectura:8minutos

Si te digo que se han incrementado el número de correos electrónicos maliciosos te sonará a noticia habitual desde hace años, ¿verdad?.

Los cyberataques llevan muchos años aumentando; de hecho, no creo que hayan llegado a descender nunca desde que nació el e-mail, y el correo electrónico es anterior a la creación de Internet.

¿A que desconocías este dato?

Pero, si nos centramos en este último y pandémico año, los cyberataques se dispararon un 20% sólo en el inicio de la pandemia y ahora inundan todo, desde las cuentas de e-mail o las comunicaciones por WhatsApp, hasta las redes sociales o la mensajería instantánea.

¿Qué consecuencias causan en nuestra vida? La primera y más importante es que hacen perder mucho dinero, en la resolución de incidencias y en la inversión para evitarlas.

El clásico dicho de más vale prevenir que curar, en cyberseguridad adquiere especial significado, porque un buen sistema de antivirus y cortafuegos puede evitar un largo y tortuoso hackeo.

Y como somos más de prevenir, en este artículo, vamos a proponerte 7 buenas prácticas para el uso del correo electrónico en tu vida profesional y personal.

¡Larga vida al email!

Buenas prácticas del correo electrónico

1. Cuida tu libreta de direcciones: depura la red de contactos de tu correo electrónico

Una buena red de contactos, con información actualizada de la carpeta de direcciones, te permitirá enviar al destinatario que verdaderamente te interesa, evitando actuar de spam.

Rellena la ficha de cada contacto con su nombre, teléfono, así como todos los datos que puedan ser de utilidad para el resto de comunicaciones que tengas.

Si envías correos comerciales, debes cuidar con especial atención la confirmación de que el destinatario te autoriza a ello, a través de doble verificación tipo check de aviso para la política de privacidad y el uso comercial de su dirección de e-mail.

Si no sigues este procedimiento, estarás incumpliento la actual ley de protección de datos, puesto que el RGPD prohíbe las comunicaciones comerciales si no son previamente solicitadas o expresamente autorizadas por los destinatarios de las mismas.

Queda claro, envíos comerciales sólo si tengo consentimiento.

Pero, entonces pensarás que se reduce (y mucho) tu número de direcciones de correo.

No importa. Es mejor enviar a menos contactos, que estén conformes con recibir tus comunicaciones comerciales.

Además de cumplir con el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) también evitarás caer en la bandeja de spam.

2. Asunto claro y un tema por correo electrónico

Si existe un protocolo de correo ordinario, con el correo electrónico pasa exactamente lo mismo.

Al enviar un email debes rellenar siempre el campo del asunto y hacerlo de una manera clara y concisa, siendo lo más descriptivo posible, con el menor número de palabras.

Ten en cuenta que, en la mayoría de los casos, consultamos el correo electrónico desde el smartphone. El espacio es reducido y si usas un asunto demasiado largo, de un solo vistazo no se leerá.

Lo bueno, si breve, dos veces bueno.

Si se trata de una campaña de email marketing, el asunto puede incluir recursos publicitarios, pero cuidado con utilizar Spam Words como «Gratis» «Gratuito» «Regalo» «Gana» «Premio» «Urgente» y similares, porque puedes conseguir que tu e-mail acabe en la bandeja de correo no deseado.

Además, es recomendable que tus campañas de email marketing se canalicen a través de plataformas digitales específicas para ello, como MailChimp, MailRelay o ActiveCampaign.

Así, podrás realizar envíos a todos tus contactos, sin caer en listas negras por envío masivo a todos tus destinatarios.

Si tienes que abordar varios temas, dirigidos a personas diferentes, envía un tema por e-mail, en vez de agrupar todos en un único correo, dirigidos a múltiples destinatarios.

Incluso es recomendable que, si vas a tratar distintos temas dirigidos a la misma persona, lo hagas en varios correos, ordenados según la importancia de cada tema.

3. Firma tus correos electrónicos siempre

Firma siempre, tanto si se trata de un e-mail personal, como si es profesional. De hecho, deberías de tener firmas diferentes en cuentas diferentes, para separar la imagen de marca de tu vida particular.

Ejemplo firma de correo electrónico

Si dentro de tus funciones profesionales, desempeñas varios cargos, es preferible que tengas cuentas de correo electrónico distintas para cada área o departamento, sobre todo si son muy dispares o manejan información sensible sobre trabajadores y clientes.

4. Usa el CC y BCC/CCO para asegurar la protección de datos

Cuando mandas un e-mail con copia, el campo CC es público, así que debes tener en cuenta que el destinatario va a poder acceder a la dirección.

¿Cuándo debes usar el campo CC? Para dejar constancia de un tema a un cargo responsable o intermedio, por ejemplo.

Enviar correo con copia oculta en Gmail

Enviar correo con copia oculta en Gmail

Envío CC y CCO en Outlook

Nunca uses el campo CC para enviar en masa a una cartera completa de direcciones.

Además, te recordamos que los envíos en masa pueden penalizarte. Es decir, Internet puede bloquearte si envías correos a un listado grande de destinatarios, porque entiende que puede tratarse de spam.

Los envíos publicitarios y, en general, los emails que mandas a grupos de clientes más o menos extensos es mejor que los canalices a través del campo CCO, con copia oculta.

De esta manera, ninguno de tus destinatarios tendrá acceso a las otras direcciones de e-mail.

Pero ojo con la copia oculta. Cuando envíes a través del campo CCO, debes incluir siempre a un destinatario (aunque seas tú mismo) en el campo «Para».

Cuando mandas a direcciones ocultas, sin rellenar el campo «Para», Internet puede entender que ese correo no es para nadie y, sin remitente, puede perderse en la nube.

Usar la copia oculta te permite cumplir con la normativa del RGPD y evitar que, en caso de quedar infectado, puedas realizar envíos masivos de correos maliciosos, extendiendo el virus a tu red de contactos.

5. Cuidado con los adjuntos en tus correos electrónicos

Si vas a enviar algún documento adjunto, cerciórate de que el formato sea habitual y reconocible por el mayor número de equipos y sistemas.

En general, es preferible enviar documentos en formato PDF, sobre todo si no deben editarse, y aquellos que requieran de una edición que sean en aquellos formatos más utilizados (.doc, .xls, .txt, .jpg…)

Para las imágenes, debes tener en cuenta que los correos electrónicos tienen un peso limitado, por lo que, si deseas enviar varios archivos gráficos o uno que sea especialmente pesado, es preferible que optes por plataformas de la nube, como WeTransfer, Dropbox, Google Drive…

Envío de archivos por WeTransfer

6. Spam, malware y listas negras ¡Cuidado!

El spam es aquel correo no deseado, normalmente de un remitente desconocido, que busca en la mayoría de los casos un objetivo publicitario.

En sí, el spam es molesto, pero no tiene por qué ser malicioso, aunque puede contener software dañino, a través de archivos adjuntos o de enlaces engañosos.

Para evitar el spam, el correo electrónico debe tener habilitado un buen filtro antispam, que debe estar siempre activado.

El propio filtro se ocupará de bloquear o alojar en la carpeta de spam el correo que detecta como sospechoso, por el tipo de remitente (que no se encuentra en nuestra carpeta de direcciones) el asunto o parámetros de redacción, formatos adjuntos etc.

Además, el filtro bloqueará al destinatario, impidiendo que vuelva a enviar más correo dañino.

– Filtros antispam y listas negras

Los filtros antispam son algoritmos programados en los servidores de los destinatarios de los e-mails, que analizan y clasifican cada correo electrónico que se recibe.

Tienen en cuenta complejas variables, a través de una serie de algoritmos que se adaptan a los nuevos y cada vez más sofisticados ciberataques.

Cuidar el lenguaje, los asuntos y los destinatarios de tus correos electrónicos resulta de vital importancia para que esos filtros de los propios servidores entrantes te entiendan como un correo electrónico fiable, seguro y respetuoso con el destinatario.

En caso de que el servidor entrante (el que recibe el correo que envías) entienda que tu e-mail puede ser fraudulento, adoptará medidas para bloquearlo.

Además, si no sigues estas buenas pautas en el uso del correo electrónico, puedes ocasionar que tu dirección IP (esa con la que «sales» a Internet) aparezca en alguna de las miles de listas negras que hay en Internet.

– ¿Qué puede causar que te incluyan en listas negras?

El uso abusivo de mayúsculas, el envío a grandes listas de correos electrónicos, sin copia oculta o sin utilizar el campo «Para», el uso de enlaces sospechosos o cualquier otro recurso spam, puede ocasionar que las listas negras de Internet incluyan a nuestra dirección IP, impidiendo que nuestros próximos e-mails lleguen a sus destinatarios.

Al agregar una dirección IP a la lista negra, puede arrastrar a otros clientes de correo electrónico asociados a esa misma IP. Es decir, puedes perjudicar a otros usuarios que usen el mismo servicio.

Por eso, es tan importante el uso correcto del correo electrónico, para evitar caer en listas negras que bloquearán futuros correos electrónicos nuestros y de otros clientes.

Cómo saber si estoy en una lista negra

En https://mxtoolbox.com/ puedes averiguar si tu dirección IP está incluida en listas negras.

7. Utiliza contraseñas seguras y un buen antivirus

Este consejo te resultará útil para cualquier otro programa o equipamiento que se conecte a Internet.

Más vale prevenir, que curar…

Usa diferentes contraseñas para distintos programas. Cada password debe tener al menos 10 caracteres, combinando mayúsculas, minúsculas, números y caracteres especiales, como «$» o «€».

Antes de descargar un adjunto, revisa con el antivirus que no se trate de malware. Si dudas del remitente, no descargues el archivo.

Para poder identificar los correos falsos, con enlaces engañosos, debes analizar el remitente.

El diseño del propio e-mail normalmente intenta imitar al de grandes bancos o empresas que busca suplantar, pero con una gramática deficiente y mal traducida del inglés en la mayoría de los casos.

Evita el «clic» si dudas de la calidad gráfica y semántica del e-mail. No ejecutes adjuntos con formatos extraños o comprimidos.

Ahora que ya tienes herramientas para cuidar tus comunicaciones digitales.

¡Aplícalas!

Buenas prácticas del email

Tú eres tu mejor aliado para proteger tu correo electrónico de ciberataques y conseguir que tus e-mails lleguen de forma correcta a todos tus destinatarios.

Aplica estos 7 consejos en tus comunicaciones electrónicas, tanto informativas, como operativas y comerciales. ¡Aumenta tu seguridad y consigue llegar con un mensaje claro, directo y seguro!

¿Te ha resultado útil? Te dejo una pequeña chuleta, a modo de infografía. ¡Compártela en redes!

Infografía buenas prácticas para el uso del correo electrónico

Y para acabar, un consejo digital…

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